Stellungnahme und Richtigstellung

In den Apotheker-Nachrichten eines Landesapothekerverbands vom Juni 2003 erschien unter der Rubrik 'Recht' ein Artikel "Steuerliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abgabenordnung -AO -".

Der Artikel erweckt beim Leser den unzutreffenden Eindruck, eine Archivierung von Daten (wie z.B. denjenigen aus Einzelrechnungen oder Lieferscheinen) auf CD-ROM sei nach den steuerlichen Vorschriften grundsätzlich unzulässig.

Unzulässig ist das Archivierungsverfahren jedoch nur dann, wenn es sich aus Sicht der Rechnungsaussteller (Großhändler) um eine im Nachhinein gefertigte digitale Mehrausfertigung eigener Unterlagen handelt.

Werden hingegen die zeitnah den Apothekern überlassenen Originalbelege auf CD-ROM archiviert, verstößt dies nicht gegen steuerliche Vorschriften.

Die deCODEtron Archiv-Service GmbH stellt durch das von ihr entwickelte Archivierungsverfahren sicher, dass die digitalen Daten tagesaktuell, also zeitnah, übernommen werden. Somit handelt es sich nicht um im Nachhinein gefertigte digitale Mehrausfertigungen eigener Unterlagen, sondern um originäre Datenströme, die vor der Kopie in Papierform entstanden sind.

Dadurch ist sichergestellt, dass die archivierten Daten jeweils tagesaktuell, z.B. über die Homepage des Großhändlers, zur Einsicht, zur Kontrolle und zum Ausdruck in der Apotheke zur Verfügung stehen können und innerhalb weniger Minuten eine tagesaktuelle CD produziert werden kann.

Diese originären Daten werden zum Jahresende im Original und fälschungssicher verschlüsselt auf eine CD kopiert und den Apotheken inklusive einer Wiedergabe-Software überlassen.

Die erzeugte Kopie des Lieferscheines in Papier dient dem Lieferanten nur noch zur Adressierung und Konfektionierung der Ware und den Apotheken zur Sichtkontrolle bei Übernahme der Ware. Begleitpapiere dieser Art müssen in Papierform aufbewahrt werden, wenn sie vom Warenempfänger mit Notizen versehen werden und zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalles beitragen können.

Der Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Josef Hillenbrand ist beauftragt worden, die Einzelheiten des beschriebenen Archivierungsverfahrens aus rechtlicher und tatsächlicher Sicht mit der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main zu erörtern, um sicherzustellen, dass steuerliche Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht nicht verletzt werden.

Die diesbezügliche Korrespondenz kann bei der deCODEtron Archiv-Service GmbH, Siemensstr. 17, 61449 Steinbach/Taunus angefordert werden.

Das beschriebene Archivierungsverfahren ist im Vergleich zu einem herkömmlichen Papierarchiv wesentlich kostengünstiger.

Juli 2003
deCODEtron Archiv-Service GmbH
Hans Peter Winter

Die Stellungnahme und Richtigstellung der deCODEtron Archiv-Service GmbH steht Ihnen auch als PDF-Dokument zur Verfügung. ['STELLUNG-DECODE.PDF' 149 kB]