1.2 Datenverarbeitung
und Übernahme ins Archiv
Alle im Tagesarchiv abgelegten Belege werden nun vollständig
erfasst, indiziert und im öriginären Zustand im Archiv
abgelegt. Der oiginäre Datenstrom bleibt somit unverändert
vorhanden.
Mit der Indizierung werden alle Inhalte, wie z.B. Kundendaten,
Artikelpositionen, Mengen, Einzel- und Gesamtpreise einer Lieferung,
inkl. der Position der Informationen im originären Datenstrom,
in eine Recherchedatenbank übernommen und paralell zum Archiv
gespeichert.
Mit dieser Datenbank ist es dann möglich, die erhaltenen Belege
z.B. auf vollständige Übermittlung (anhand der fortlaufenden
Belegnummer) zu prüfen.
In den monatlichen Sammelrechnungen ist nur noch das Ergebnis der
Tagesbelege mit den Eckdaten "Beleg-Nr., Datum, Wert und USt-Satz"
enthalten, die nach wie vor in Papierform durch die Apotheken archiviert
werden. Mit 12 Rechnungen jährlich in Papierform stellen diese
für eine Apotheke auch keine Belastung mehr da. |
