Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Archivierung der Lieferscheine auf CD statthaft ist?

Bedingungen für Apotheken:

1. Bei der Warenübergabe ausgehändigte Lieferscheine dürfen keine handschriftlichen Notizen enthalten. Alle mit Notizen versehenen Belege "die zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalls dienen können", müssen in Papierform archiviert werden.
2. Die Monatsrechnungen oder Sammelrechnungen müssen zum Vorsteuerabzug, da diese als "Buchungsbelege" auch Vermerke zur Kontierung, Ablagesystem und Buchungsdatum enthalten, in Papierform archiviert werden.

Bedingungen für den Pharmagroßhandel:

1. Alle Daten müssen originär und tagesaktuell an deCODEtron übermittelt werden.
2. Die zur Archivierung führenden Daten dürfen nicht nachträglich erstellt werden, sondern müssen aus dem originären Datenstrom (der bei der Auftragsannahme entsteht) archiviert werden.
3. Aus diesem so entstandenem originären Datenstrom kann der zur Konfektionierung und zur Warenübergabe/Kontrolle benötigte Papierbeleg entstehen.
4. Dem so entstandenem Papierbelg dürfen keine handschriftlichen Notizen hinzugefügt werden, die zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalls dienen können, oder aber dieser Beleg muss in Papierform archiviert werden.

Bedingungen für deCODEtron:

1. Alle Daten müssen originär, tagesaktuell verarbeitet und dem Pharmagroßhandel und den Apotheken zur Verfügung gestellt werden. Mit unserem Internet-Archiv wird diese Bedingung zu 100% erfüllt.
2. Es muss jederzeit gewährleistet sein, daß aus dem so entstandenem Datensatz jederzeit eine Apothekenspezifische Archiv-CD zur Verfügung gestellt werden kann.
3. Die vom Pharmagroßhandel übermittelten Daten müssen vollständig und unverändert auf der Archiv-CD übernommen werden.

Erfüllen alle drei Parteien die vorgenannten Bedingungen, so ist die Archivierung auf CD statthaft und muss seitens Ihres Finanzamtes anerkannt werden.

Durch unsere intensive und gewissenhafte Zusammenarbeit mit dem Pharmagroßhandel können wir die Einhaltung der uns auferlegten Bedingungen garantieren. Jeden Tag auf's neue....