Die wörtliche Wiedergabe des nun folgenden Artikels soll nur dem Verständnis über die dadurch entstandene Unsicherheit vieler Apotheken und der Möglichkeit dienen, den Unterschied zu dem von uns praktizierten Archivsystem nachvollziehen zu können.

Steuerliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abgabenordnung - AO -

Die Oberfinanzdirektion Erfurt hat mit den Vertretern der verschiedenen Oberfinanzdirektionen der Länder den Vorgang erörtert und kam zu folgendem Entschluss:

Die Aufbewahrung der Daten aus den Tagesrechnungen auf CD-ROM entspricht nicht den handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften.

Bei der den Apotheken entgeltlich zur Verfügung gestellten CD-ROM handelt es sich aus Sicht der Rechnungssteller (Großhändler) lediglich um eine im Nachhinein gefertigte digitale Mehrausfertigung eigener Unterlagen.

Aufbewahrungspflichtig sind jedoch die zeitnah den Apotheken überlassenen Originalbelege.

Diese können statt in Papierform auch auf einem digitalen Datenträger (d.h. gescannt) aufbewahrt werden, wenn die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) dabei beachtet werden. Voraussetzung ist u.a. dass die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege bildlich mit den Originalen übereinstimmen. Dies bedeutet, dass auch alle auf den Originalunterlagen angebrachten Vermerke (z.B. Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Kontierungen, etc.) erhalten bleiben.

Die vom Lieferanten angebotene CD kann dies nicht gewährleisten. Die bildhafte Übereinstimmung mit dem Originalbeleg sowie der Ausschluss jeglicher Manipulationsmöglichkeit ist somit nicht sichergestellt. Abschließend ist anzumerken, dass die Tagesrechungen Handels- bzw. Geschäftsbriefe im Sinne § 147 AO darstellen. Jede Warenlieferung stellt einen Geschäftsvorfall dar, der sich anhand der Bücher nachvollziehen lassen muss. Für jede Buchung bedarf es nach den GoB eines (einwandfreien) Belegs.

Diesen Artikel können Sie sich auch gerne im Original als bildliche Wiedergabe im PDF-Format ansehen.