Jahres-CD mit signierten Lieferscheinen

Die Zielsetzung signierter Lieferscheine auf der Jahres CD ist es die Archivierungskosten zu senken. Der Archivierungsaufwand von Papierlieferscheinen bei 10.000 Seiten verursachen Kosten in Höhe von ca. 5.000 € pro Jahr, und sollen auf unter 100 € pro Jahr gesenkt werden.

Deshalb hat DECODETRON den Auftrag erteilt, das Verfahren der signierten Jahres-CD von Lieferscheinen, im Zusammenhang mit der Zertifizierung unseres Archivs, aus dem die originären Dokumente zur Verfügung gestellt werden, zu Prüfen:

Müssen die Papierlieferscheine, die nur noch zur Wareneingangskontrolle verwendet werden, bei einer Signierung nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG, sowie aus handelsrechtlicher Sicht gemäß § 147 Abs. 1 AO, zusätzlich auch noch archiviert werden?

Zertifikat Steuerfachanwalt Josef Hillenbrand

Das Prüfungsergebnis dieses Systems durch den Fachanwalt für Steuerrecht Herrn Josef Hillenbrand 60528 Frankfurt am Main, können Sie hier herunterladen und Ihrem Steuerberater oder Finanzamt zur Verfügung stellen: 

Hillenbrand_Zertifikat_Signierte_Lieferscheine_2010-12-21.pdf

Zertifikat Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG 

Die Prüfung des Archivs, der Signierung und CD Produktion wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG Berlin durchgeführt. Dieses Zertifikat ist unter folgender Adresse im Internet für Ihren Steuerberater oder Finanzamt verfügbar: 
http://www.kpmg.de/bescheinigung/decodetron/testatarchivloesung.html

Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse

1. Die 12 Monatssammelrechnungen müssen vom Empfänger weiterhin in Papierform archiviert werden.
2. Die Papierlieferscheine zur monatlichen Sammelrechnung können durch die elektronisch signierten Lieferscheine ersetzt und die Papierlieferscheine vernichtet werden.
3. Nur die Lieferscheine mit Notizen, die zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalls beitragen können müssen, wie jeder andere Notizzettel auch, in Papierform archiviert werden.